CRM y seguimiento de leads · Clínicas
Seguimiento de presupuestos y recordatorios de cita para clínicas
El seguimiento en una clínica tiene dos trabajos concretos: que un presupuesto entregado no se pierda en el silencio y que una cita agendada se presente. Los dos se pierden hoy por la misma razón — dependen de que alguien se acuerde — y los dos se automatizan sin quitarle a la recepción el trato con el paciente.
Dónde se escapa el dinero en una clínica
- El presupuesto que se entrega y no se sigue. El paciente sale con un papel de 4.000 € y nadie le escribe en dos semanas. No dijo que no; dijo que se lo pensaba.
- La cita que no se confirma. Sin recordatorio, el no-show es el coste invisible más alto de la agenda: un hueco de implantología vacío no se recupera.
- La primera visita que no vuelve. Diagnóstico hecho, tratamiento explicado, y el paciente desaparece porque el siguiente paso quedó en el aire.
- La revisión que nunca se pide. Pacientes ya tratados que deberían volver a los seis meses y a los que nadie avisa.
Qué se automatiza y en qué orden
- Seguimiento de presupuestos. A los 3, 7 y 14 días, mensajes cortos en el tono de la clínica, con la opción de resolver dudas o agendar. Se detiene solo si el paciente contesta o pide que no se le escriba.
- Confirmación de citas. Recordatorio a 24 horas y a 2 horas, con confirmar y reagendar en un toque. Las citas sin confirmar a las 12 horas se marcan para que recepción decida si llama o si ofrece el hueco a la lista de espera.
- Siguiente paso tras la primera visita. Si el tratamiento se explicó y no se agendó, un mensaje a las 48 horas con el resumen y el enlace para reservar.
- Revisiones y reactivación. Aviso automático cuando toca revisión; campañas puntuales a pacientes con tratamientos aplazados.
- Registro. Cada mensaje y cada llamada quedan asociados al paciente, para que cualquier persona del equipo sepa dónde está cada caso.
Qué ve la clínica cada semana
- Presupuestos entregados, en seguimiento y cerrados.
- Citas agendadas, confirmadas y presentadas; no-shows y huecos recuperados.
- Tiempo medio desde la primera visita hasta el inicio del tratamiento.
- Pacientes reactivados.
Lo que no se automatiza
La conversación sobre el tratamiento, la negociación del presupuesto y cualquier cosa que toque información clínica. El sistema recuerda, registra y abre la puerta; la persona la cruza.
Se apoya en nuestro CRM y seguimiento de leads y es la pieza que hace rentable la captación de pago: sin seguimiento, cada lead que se enfría es un anuncio pagado dos veces.
Resultados de clínicas con las que hemos trabajado
Campañas de pago + landing + seguimiento · sin nombrar al cliente
- Lead → cita presencial (implantes y coronas)
- 23 %
- 1.906 leads · 438 citas en clínica
- Lead → cita presencial (ortodoncia asequible)
- 14 %
- 700 leads · 95 citas en clínica
- Rango observado lead → cita
- 14–23 %
- según tratamiento y precio en la landing
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Preguntas frecuentes
¿Cuántos presupuestos de una clínica se cierran sin seguimiento?
Pocos. Un presupuesto de implantes o de ortodoncia es una decisión de miles de euros que el paciente se lleva a casa para pensarla. Sin un seguimiento en los días siguientes, la mayoría se enfría por inercia, no por rechazo. El seguimiento no convence: recuerda que la decisión sigue abierta.
¿Los recordatorios reducen los no-shows de verdad?
Sí, y es la palanca más barata que tiene una clínica. Recordatorio a 24 horas con opción de confirmar o reagendar, y otro a 2 horas. El paciente que no va a poder ir lo dice con tiempo y el hueco se recupera con la lista de espera.
¿Hay que cambiar el software de gestión de la clínica?
No. El sistema se conecta con la agenda que ya usa la clínica cuando es posible, y cuando no, trabaja en paralelo con una carga mínima de datos. Cambiar el software de gestión en medio de la operación es la forma más segura de parar la clínica dos semanas.