Automatización administrativa para gestorías y asesorías con Holded

La automatización administrativa para una gestoría o asesoría consiste en poner agentes a hacer el trabajo que hoy hace un administrativo delante de Holded — registrar facturas, clasificarlas, conciliar, preparar remesas, avisar de vencimientos y de lo que falta — para que cada gestor pueda llevar más clientes sin trabajar más horas. Lo sabemos de primera mano: es exactamente lo que montamos primero en nuestra propia empresa, que también lleva su administración en Holded.

Dónde se van las horas en una gestoría

• Registrar facturas que llegan por correo, WhatsApp, foto y PDF, cliente a cliente, cada mes.
• Perseguir documentación que falta para el cierre trimestral, con recordatorios manuales que nadie tiene tiempo de hacer bien.
• Conciliar bancos línea a línea.
• Preparar remesas de cobro y pago para cada cliente, en el formato de cada banco.
• Avisar de vencimientos —impuestos, plazos, renovaciones— a cincuenta clientes distintos.

Qué se automatiza, en orden

1. Recepción y registro de facturas. El agente recoge lo que llega por cualquier canal, lee los datos, los registra en Holded en el cliente y la cuenta correctos, y marca para revisión lo que no puede leer con certeza.
2. Recordatorios de documentación. Antes de cada cierre, cada cliente recibe la lista de lo que falta y un recordatorio automático hasta que lo manda. Sin que un gestor tenga que escribir cincuenta correos.
3. Conciliación bancaria asistida. Los movimientos con factura clara se concilian solos; los dudosos quedan en una lista corta para el gestor.
4. Remesas y confirming. Generación de los ficheros de cobro y pago en el formato de cada banco a partir de lo pendiente en Holded.
5. Avisos de vencimientos a clientes y al equipo, con antelación y sin que nadie mire un calendario.
6. Informe por cliente: qué se ha registrado, qué falta y cuántas horas de gestor ha consumido cada cuenta, para saber cuáles son rentables.

Lo que no se automatiza

El criterio fiscal y contable: la consulta, el cierre, el asiento raro, el recurso. El agente prepara y ordena; el gestor decide.

Cómo se implanta

Cliente a cliente y por fases: primero el registro de facturas en dos o tres clientes, dos semanas de prueba, y se amplía. Sobre nuestra automatización administrativa con Holded, y con la ventaja de que lo hemos hecho en casa antes de ofrecérselo a nadie.